Das Wesentliche zuerst

„Wer bedauert auf dem Sterbebett, dass er nicht mehr Zeit im Büro verbracht hat?“

„Mein Leben ist hektisch! Den ganzen Tag habe ich keine ruhige Minute – Besprechungen, Anrufe, Schreibarbeit, Verabredungen. Ich hänge mich voll rein, falle erschöpft ins Bett und frühmorgens am nächsten Tag geht das ganze wieder von vorne los. Ich habe eine enorm hohe Arbeitsleistung und erledige sehr viel. Aber manchmal beschleicht mich der Gedanke: „Wozu das alles? Was von dem, was du machst, zählt wirklich?“ Und ich muss zugeben, ich weiss es nicht.

Ich fühle mich hin- und hergerissen. Meine Familie ist mir wichtig, aber meine Arbeit auch. Ich lebe in einem dauernden Konflikt und versuche die Anforderungen von beiden Seiten irgendwie auszugleichen. Erfolg und Glück in der Arbeit und Zuhause – ist das wirklich möglich?

Ich habe das Gefühl, dass ich mein Leben nicht im Griff habe. Ich überlege mir, was wichtig ist und setze mir entsprechende Ziele, aber andere Leute – mein Chef, meine Kollegen, die Kunden, mein Partner – werfen mir ständig Knüppel zwischen die Beine. Meine eigenen Absichten werden abgeblockt, weil meine Mitmenschen etwas anderes von mir wollen. Was mir wichtig ist, geht unter in der Flut von Dingen, die anderen wichtig sind.“Stephen Covey

Quintus Horatius Fiaccus, uns besser bekannt als Horaz (23 v. Chr.) hat die Sentenz „Carpe diem“ (Nutze den Tag), die knappe Lebenszeit heute zu geniessen und diese nicht auf den nächsten Tag zu verschieben, geprägt. Vor mehr als zweitausend Jahren hat er damit schon erkannt, dass Zeitökonomie, also der vernünftige Umgang mit Zeit (Zeit ist Geld) wertvoll ist. Zeit ist eine knappe Ressource. Zeitmanagement beinhaltet, wenn man will, eine strategische Komponente, die man auf der operativen Ebene umsetzen kann oder wie ich meine soll.

Eine Methode ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip: Anhand der Kriterien Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) gibt es vier Kombinationsmöglichkeiten. Die Aufgaben werden A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt und auf vier Quadranten (I, II, III und IV) verteilt. Ich glaube, dass wenn man sich die Zeit nimmt und über seine Aufgaben nachdenkt, die Quadranten helfen, zu erkennen, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind.

Die Zeitmanagement Matrix

Es ist ein grosser Unterschied zwischen „was ich tue“ und „wie ich es tue“. Das Was ist zwar die Strategie, aber wo es meist hapert, ist in der Umsetzung. Denken Sie einen Moment nach und reflektieren Sie: „Womit haben Leader (und wir wollen uns ja selbst führen) das grössere Problem? Eine Strategie zu formulieren oder eine Strategie umzusetzen?“ Oder wir könnten uns fragen, ob es das MBA oder sonstiger Unterricht war; was haben wir mehr studiert, Strategie oder Umsetzung? Eine gute Methode, mehr Umsetzung zu praktizieren, ist die Zuordnung von Aufgaben zu einem der Quadranten.

Quadrant I ist notwendig. Leider. Man muss sofort aktiv werden, das Feuer muss gelöscht werden, bevor es sich auf die Nachbarhäuser ausbreitet. Die Konsequenzen werden von uns getragen, also Hemdsärmel hochgekrempelt und tun.

Quadrant II ist der Quadrant der Qualität. Hier geht es um die Zukunft, hier befinden sich die wirklich wichtigen Dinge und Aufgaben. Die Aufgabe des Quadranten II liegt einzig und allein in der Konzentration auf das Wichtige. Je mehr im Quadrant II gearbeitet, geplant und Qualität erzeugt wird, umso kleiner wird im Laufe der Zeit der Quadrant I.

Quadrant III gibt uns das Gefühl, dass wir wichtig sind, dass es ohne uns nicht geht. Die Dringlichkeit führt uns an der Nase herum – wir glauben: weil dringlich, ist es automatisch auch wichtig. Weit gefehlt, wir täuschen uns – die Dinge sind höchstens drängend oder für jemand anders wichtig. Wir glauben, wir befinden uns im Quadrant I.

Quadrant IV können wir beruhigt als Verschwendung bezeichnen. Er raubt uns Energie, kostet Zeit und trägt definitiv nichts, aber auch gar nichts zur (Lebens-) Qualität bei. Twitter, Facebook und 48mal die E-Mails checken sind typische Quadrant IV Verdächtige. Da bleibt die Produktivität auf der Strecke.

Wir denken zu oft an die Dringlichkeit. Wir definieren, was ist dringlich, und packen es auf die To-Do Liste. Dabei sind es nur taktische Prioritäten und in der Tat weder Strategie noch qualitative Umsetzung von „wie wir leben wollen“. In der Praxis springen wir dann, oft mehrmals innerhalb einer Stunde, zwischen Quadrant I und Quadrant III, hin und her. Kein Wunder, sind wir am Abend erschöpft und gestresst.

Quadrant I an sich ist nicht vermeidbar. Aber weniger ist hier definitiv mehr. Slow down to speed up. Sind wir im Quadrant I wegen der Dringlichkeit, dann ist die Grenze zu Quadrant III fliessend. Ist es jedoch wichtig, dann haben wir die Möglichkeit, nicht über Nacht, aber im Laufe der Zeit und mehr und mehr uns im Quadrant II zu bewegen. Da wollen wir hin. Das ist das Ziel und ich verspreche Ihnen, das baut Stress ab.

Die Zeit für den Quadrant II holen wir uns aus den „Müllquadranten“ III und IV. Quadrant IV bringt uns gar nichts und Quadrant III täuscht uns Wichtigkeit vor, während es schlicht und ergreifend nur dringlich ist. Um im Quadrant II erfolgreich zu sein, muss man (einer der wenigen Fälle wo muss wirklich passt) sich darüber im Klaren sein, was man will. Was ist das Wichtigste in meinem Leben, für meine Familie und für meine Arbeit?

Also in Kurzform, I und II ist Chefsache, III wird delegiert und IV ab in den Papierkorb – weil ich es mir Wert bin. So sollte es aussehen (Gutes Zeit-Management):

Stephen Covey hat dies in seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“ (der engl. Titel gefällt mir besser: „The 7 Habits of Highly Effective People“) ausführlich beschrieben:

Die dringenden und wichtigen Tätigkeiten aus Quadrant I lassen sich nicht ignorieren. Zunächst muss die Zeit für Quadrant II aus den Quadranten III und IV kommen. Wir müssen pro-aktiv sein, um an Quadrant II zu arbeiten. Um zu wichtigen Prioritäten in Quadrant II Ja sagen zu können, müssen wir lernen, zu anderen Aktivitäten, die manchmal recht dringlich erscheinen, Nein zu sagen. Ziel des Quadranten II ist es, unser Leben effektiv zu gestalten – aus einem Zentrum fester Prinzipien heraus, aus dem Wissen um unser Leitbild, mit einem Blick für das Wichtige wie das Dringliche.

Covey schlägt für eine Wochenplanung dazu vier Schlüsselaktionen vor:

Rollen identifizieren – Ziele festlegen – Planen – und tägliches Anpassen.

1. Rollen identifizieren

Wir alle haben bestimmte Rollen zu erfüllen. Wir sind gleichzeitig Individuum, Vater, Ehemann, Unternehmer und Vorsitzender beim Gesangsverein. Jede Rolle hat ihre eigenen Bedürfnisse. Meine Rollen, für die ich Ziele pro Woche festlege sind z.B.: Meine Fitness, Vater, Lover, Ausbildner, CEO, Mentor, Stratege, Evernote-Consultant und Coach.

2. Ziele festlegen

Für jede Rolle gilt es Ergebnisse, Aktionen und Ziele zu bestimmen. Die kurzfristigen Ziele sollen Unterziele der langfristigen Ziele sein. Für jede Rolle zwei oder drei Aktionen definieren, die ich in den nächsten sieben Tagen erreichen möchte. Einige, hoffentlich die meisten, dieser Ziele sind im Quadrant II angesiedelt.

3. Planen

Nun kann ich meine nächste Woche, mit den Zielen im Hinterkopf, planen um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Dazu braucht es den Kalender. Selbst der Work-out wird als Termin im Kalender eingetragen – und nicht vergessen, Pufferzeiten für Unerwartetes einplanen. Sauna funktioniert mittwochs nicht, da ist eben nur Damen Sauna etc.

4. Durch wöchentliches Planen im Quadranten-II-Modus wird der Tagesplan mehr angepasst als neu kreiert. Die paar Minuten am Morgen (Most Important Tasks), um über den Wochenplan zu reflektieren, bringen mich näher an meine werte-orientierten Ziele, die ich bei meiner Wochenplanung festgelegt habe. Beim Tagesüberblick kann ich Unerwartetes ebenso einbauen, wie meine Rollen mir eine natürliche Prioritätenliste entstehen lassen.

Können Sie sich eventuell vorstellen, einen Unterschied zu sehen, der durch eine Quadrant II Wochenplanung im Gegensatz zur Hamsterrad-Woche entstehen kann? Der Quadrant II Manager verbringt seine Zeit (ok – natürlich gibt es immer wieder Überraschungen) aufgebaut auf seinen (Lebens-) Prinzipien, seinen Grundwerten und erhöht damit seine Effizienz und seine Lebensqualität.

„Das Gute ist der Feind des Besten.“

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