Inbox leer

Klingt das Folgende bekannt?

„Irgendwie bin ich fast immer am Feuer löschen, selbst dann, wenn ich wichtige Dinge erledigen sollte.“

„Ich fühle mich permanent überlastet mit E-Mails, To-Do Listen und dem anderen Schmarrn auf meinem Tablett.“

„Ich kann keine Auszeit nehmen oder aufhören zu arbeiten, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben.“

Manche meinen, dies sei ein Zeit-Management-Problem. In meiner Welt – weit gefehlt. Es geht in solchen Fällen fast immer um die Wahl, die wir treffen. Es ist eine Entscheidungssache. Wir leben in der Triple-Overload-Welt, wir sind überwiegend als „Knowledge Worker“ (Informations-, Datenverarbeiter) aktiv. Unsere wertvollsten Ressourcen sind dabei Energie und Konzentration – und beide sind limitiert, einmal durch 1.440 Minuten jeden Tag und aber auch durch unsere Kapazität.

Ich fühle, als ob ich keine Kontrolle habe!

Ich meine, die dahinter liegenden Haupt-Ursach-Probleme sind:

⇒ Verlernt zu haben, sich zu konzentrieren;

⇒ permanente Ablenkungen;

⇒ Aufschieberitis; und

⇒ nicht klar entschieden zu haben, was man „wirklich“ will.

Auf die Frage, was zu tun ist, wann es zu tun und wie es zu tun ist, habe ich – wie vielleicht auch Sie – immer wieder nach Antworten gesucht. Und, eines kann ich Ihnen gleich versprechen: Eine Lösung, die für allemal gültig ist, gibt es nicht. Keine Software, kein Buch, kein noch so „cooler“ Personal Planner und keine persönliche Zielsetzung werden Ihren Arbeitstag vereinfachen oder Entscheidungen für Sie treffen, während Sie sich durch Ihr Leben bewegen.

Auch wenn es kein einfaches Mittel gibt, um die persönliche Organisation und Produktivität zu vervollkommnen, gibt es Tricks und wir können es uns leichter machen. Jemand, der eine überwältigende Zahl von Aufgaben zu bewältigen hat, kann dennoch produktiv arbeiten und sich einen klaren Kopf sowie ein positives Gefühl entspannter Kontrolle bewahren.

Ich versuche immer, den jeweiligen Tag in Angriff zu nehmen, aber manchmal überfallen mich mehrere Tage auf einmal.

Ashley Brilliant

Aus meiner Erfahrung fängt alles mit einer einfachen Frage an:

Was heisst produktiv sein für Sie?

Was unsere Arbeit eigentlich ausmacht oder wieviel man in sie investieren muss, um sie gut zu machen, scheint kaum mehr klar zu sein. Riesige Mengen an Information und Kommunikation prasseln auf uns hernieder – erzeugen eine ebenso grosse Fülle an neuen Einfällen und Verpflichtungen, sowie Zusagen an uns selbst und an unser Umfeld. Kein Wunder, dass wir uns überfordert fühlen.

Meine Definition für Produktivität hilft mir, ziemlich produktiv zu sein:

Produktiv zu sein heisst, mich konstant auf meine Ziele hin zu bewegen.

Es bedingt deshalb, sich zuerst über seine Ziele wirklich im Klaren zu sein. Hier liegt der (wahre Schweine-) Hund begraben. Sind diese definiert, dann bleiben eine ganze Menge Aufgaben übrig, die zwar gut aussehen, mich aber meinen Zielen nicht näher bringen.

Ein Beispiel und wie ich Tricks, Rituale und Tools anwende, die meine Inbox immer leer dastehen lässt – also Ziel – Inbox leer:

E-Mail Management ist ein wichtiger Bestandteil in unserem Informationszeitalter. Für manche ist E-Mail der Nummer eins Störfaktor. Es ist mir klar, dass mancher von Ihnen meine Umsetzungsmethode als unmöglich für sich ansieht. Das sagen meine Kunden zumindest oft bis Sie das Zero-Inbox Ritual eine Woche lang ausprobiert haben.

Ich lese meine E-Mails dreimal am Tag: Am Spätvormittag, d.h. nach (mindestens) einem Intervall „Deep Work“ inklusive Tagesplanung (MIT), um 16.00 Uhr herum und bevor ich den Computer herunterfahre, also meinen Arbeitstag beende. Das ist meist zwischen 17.30 Uhr und 18.00 Uhr – ein kurzer Check, ob etwas anbrennt.

Meine Inbox ist für mich ein temporärer Folder – die E-Mails werden von hier verarbeitet, d.h. in der Inbox befinden sich nur ungelesene E-Mails. Bearbeitete E-Mails sind woanders (siehe unten). Eine leere Inbox gibt ein gutes Gefühl und die E-Mails sind organisiert. Jedes Mal, wenn ich E-Mails lese, ist meine Inbox danach leer.

Wie? Eine Frage des Workflows. Für mich gibt es nur 4 Dinge, die mit einer E-Mail passieren und für jeden dieser Fälle gibt es einen Ordner und eine einzige Regel (von David Allen übernommen und modifiziert): Wenn die E-Mail in unter drei Minuten erledigt werden kann, dann wird sie jetzt erledigt (wer will denn Zeit mit zweimaligem Lesen verschwenden?).

Dann gibt es vier Ordner: Antworten, Lesen, Abwarten und Archiv.

⇒ Zweck des Antwort-Ordners:

Typische E-Mails für diesen Ordner sind Anfragen, etwas zu tun – mit oder ohne Deadline; Berichte zu erstellen, etwas zu überprüfen oder Aufgaben und Antworten, die, so meine Regel, länger als drei Minuten in Anspruch nehmen. Sind sie dann beantwortet, werden diese E-Mails in den Archiv Ordner verschoben.

⇒ Zweck des Lese-Ordners

Newsletter oder sonstige Informations-E-Mails, die in meiner Lesestunde gesichtet werden. Gibt es heute keine Lesestunde, dann brennt hier nichts an. Wenn gelesen und erledigt, ab ins Archiv oder „delete“.

⇒ Zweck des Abwarten-Ordners

Gepäckverfolgungs-Tracking E-Mails, delegierte Aufgaben und/oder auf eine Antwort oder Ergebnis von Kollegen, Mitarbeitern etc. wartend.

Also, wenn man eine E-Mail „anfasst“, dann gleich entscheiden, entweder erledigen (< 3 Minuten – passt für mich) – oder in Ordner schieben oder gleich „delete“. Zweimal „anfassen“ ist nicht effektiv. Damit fliege ich durch meine Inbox und habe bereits priorisiert. Braucht jemand etwas jetzt – ok, erledigt. Ist mehr Aufwand geboten, befindet sich die Aufgabe im entsprechenden Ordner.

Was viele Menschen quasi automatisch tun, ist, die E-Mails eine-nach-der-anderen zu bearbeiten. Das ist nicht effektiv, denn dabei findet keine Priorisierung statt. Nehmen wir an, Sie haben zehn E-Mails in der Inbox. Wie können Sie wissen, ob E-Mail 2 oder E-Mail 9 wichtiger ist? Arbeiten Sie eine E-Mail nach der anderen ab, brauchen Sie länger bis Sie bei der wichtigen E-Mail Nummer 9 ankommen. Deshalb die zwei oder drei Minuten Regel.

Als weitere Regel gilt hier, umso mehr E-Mails Sie erhalten, umso kürzer das Zeitlimit.

Was Sie heute mitnehmen können, ist neben dem coolen Gefühl einer leeren Inbox zudem das Verständnis eines Laser Coachings oder Mentorings: