Viele Sitzungen sind verlorene Zeit und bringen wenig. Manche Manager planen die Sitzung für 9.00 Uhr mit zwanzig Mitarbeitern und zeigen ihr Gesicht erst um fünf nach Neun – dann sind insgesamt schon 100 Minuten (20×5) vergeudet. Dabei haben wir doch immer zu wenig Zeit, die 24 Stunden reichen nicht, selbst dann nicht, wenn wir die Nacht noch dazu nehmen. Keine langweiligen, nutzlosen, zeitstehlenden Meetings mehr – Ok? Wie? Einfach „Nein“ sagen, wenn eine Sitzung ohne Plan, ohne Struktur oder Moderation einberufen wird.
Mind the GAP (dt.: achten Sie auf die Lücke) heisst es seit circa 1968 bei der Londoner U-Bahn. Bei Sitzungen hilft es, auf die Lücken zu achten. Die minimalen Voraussetzungen sind offensichtlich: Die Teilnehmer sollen einen Grund haben, warum sie anwesend sind – und Meetings sollen lückenlos ablaufen:
G steht für Goal (Ziel), was ist der Sinn und Zweck des Treffens? A steht für Agenda und P steht für Planung. Wohl wissend, dass selbst der beste Plan ohne Umsetzung nichts anderes als Fantasie ist. Jedem Plan muss eine Aktion folgen – so könnten wir das englische GAP auf Deutsch übersetzen und ZAPA (nicht Frank) als Eselsbrücke für lückenlose Sitzungen benutzen. Alles noch nichts Neues, und was hat dies mit der Überschrift PSS zu tun? Nun, PSS steht für „Persönliche Strategie Sitzung“, eine Sitzung mit sich selbst.
Wann hatten Sie Ihre letzte PSS? Was war das Ziel dieser Sitzung? Wie sah die Agenda aus, was war der Plan danach und was wurde umgesetzt? Sie mögen sich an die vier Kardinalfehler, die wir so ab und zu machen, erinnern. Der Dritte war, „mit dem Leben warten“ und um dem entgegenzuwirken, könnte man die PSS einplanen.
Die Geschichte unseres Lebens können wir zwar dem Zufall überlassen, wenn wir wollen. Oder aber wir nehmen uns die Zeit, unseren persönlichen und beruflichen Erfolg zu planen. Alles, was wir in unserem täglichen Leben und Job unternehmen – Frühstück vorbereiten, Projektmanagement am Arbeitsplatz oder mathematische Herausforderungen lösen – bedingt einen Prozess – und Prozess heisst, einen Schritt nach dem anderen in der richtigen Reihenfolge zu machen.
Ziel des PSS ist es, sich über seinen Sinn und Zweck und über sich selbst Gedanken zu machen. Bei mir läuft das so ab, dass ich mir als erstes überlege, wo ich mich denn gerade in meinem Kopf und mit meinen Emotionen befinde. Ich werde mir klar und sehr bewusst, dass ich ja immer die Wahl habe – in fast allem. Dann, ich bin ja alleine in der Sitzung, überlege ich mir, dass ich drei unterschiedliche Rollen zu erfüllen habe: Ich bin entweder der Visionär, der Manager oder der ausführende Soldat. Es sind die Fragen, die man sich selbst stellt und hier finden Sie als Anregung und zum Start eine Checkliste zum Ausdrucken.
Die Agenda, den Fokus oder das Projekt legt man selbst fest. Und das Ganze schriftlich festzuhalten, ist die Voraussetzung, um seine Zielerreichung später analysieren zu können. Sechs Schritte bewähren sich bei mir immer wieder:
1. Das grosse Bild vor Augen halten Das grosse Bild ist das Ergebnis, welches ich erzielen will. Je nachdem, kann das Ziel kurz- oder langfristig sein. Doch auch sehr kurzfristige Ziele sollen als Bestandteil dem langfristigen Zweck dienen. Die Beschreibung der Vision kann kurz oder lang sein: „Geduldiger werden“, „Harmonie generieren“ oder „glücklicher Sein“ sind die kurzen Varianten. „Den Mut haben, mein eigenes Leben verantwortungsvoll in meine Hände zu nehmen, mein Leben zu leben und nicht jenes, welches die anderen von mir erwarten.“ wäre ein längeres Beispiel. Beim grossen Bild darf man auch gross denken – beginnt doch Morgen der Rest des Lebens.
2. Sinn und Zweck hinterfragen Unternehmen verpacken ihre Vision oft in ein Mission Statement. Die meisten sind austauschbar und oft auch nicht wirklich wahr. Im PSS geht es um einen selbst. Also: „Warum ist das wichtig für mich? Welchen wirklichen Nutzen bringt es mir? Wer ist sonst noch involviert? Was gibt es mir, das ich heute noch nicht habe?“
3. Ziele festlegen Techniken und Vorgehensweisen gibt es viele. Oft erscheint mir, weniger ist mehr. Wir wissen, Ziele sollen SMART (spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch, terminiert) sein. Ich würde noch ein ER addieren, erstens klingt SMARTER besser und zweitens steht E für mich für „ethisches“ Ziel in Übereinstimmung mit meinen Grundwerten und R für Reward (dt.: Belohnung), weil ein Ziel mir eine Belohnung anbieten soll.
4. Planen Es ist einfacher, das grosse Ziel zu erreichen, wenn man es in verdauliche, überschaubare Unterziele einteilt. „Ich liebe Deadlines“ sagte einst Douglas Adams (The Hitchhikers Guide to the Galaxy). „Ich liebe das zischende Geräusch, wenn sie an mir vorbeisausen.“ In meiner Welt funktioniert fast gar nichts ohne Deadlines. Wobei mir das Wort jedoch nicht gefällt. Ist mein Plan doch etwas, was ich plane, weil ich es will und weil es mir etwas gibt. Also setze ich mir lieber Lifelines, ist es doch mein Leben, um das sich alles dreht. Mein wichtigstes Instrument ist dabei mein Kalender. Nichts gegen ToDo-Listen – ich wurde nur müde, die unerledigten Dinge immer auf den nächsten Tag zu übertragen und habe deshalb jeder Aufgabe einen fixen Termin zugeordnet und in den Kalender eingetragen.
5. Tun Das ist der kürzeste Paragraph. Da gibt es einfach nichts hinzuzufügen: „Es gibt nichts Gutes, ausser man tut es.“ Der Kalender ist der General, der keinen Widerspruch duldet – und was im Kalender steht führt der Soldat aus.
6. Prozess analysieren Ohne regelmässig zu überprüfen, ob ich mich immer noch auf der Zielgeraden befinde, ob ich mich an meinen Plan halte, welche Rückschläge ich erlebt habe, welche Zieländerung vielleicht Sinn macht, wäre die PSS nur eine intellektuelle Übung. Die Welt ändert sich, also ist es auch ok, dass sich meine Pläne ändern. Deshalb freue ich mich heute schon auf das nächste (bei mir findet das wöchentlich statt) PSS. In der täglichen Umsetzung hilft mir Leo Babutas MIT. Er nennt das die Most Important Task (dt.: wichtigste Aufgabe heute WAH). MIT hat meine Produktivität enorm erhöht. Für mich habe ich MIT mit einer 3er Regel kombiniert, welches eine feste Morgenroutine geworden ist. Mehr darüber nächste Woche.
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