Um Zeit zu rationieren könnte man täglich weniger Wasser trinken, dann muss man weniger auf die Toilette und spart so ein bisschen Zeit. Man könnte auch eine Mahlzeit auslassen, dann hat man plötzlich 30 bis 60 Minuten mehr Zeit zur Verfügung.

«Wenn ich nur mehr Zeit für mich hätte – dann wäre ich endlich weniger gestresst. Wie soll ich das alles unter einen Hut bringen? Ich brauch’ eine Lösung – und zwar jetzt.»

Sind wir von persönlicher Produktivität besessen? Wie viele Bücher über Effektivität, wie man Dinge erledigt etc. etc. findest du in deiner Heim-Bibliothek oder Kindle-Sammlung? Schon mal von der Vier-Stunden-Arbeitswoche gelesen?

Da fragst du jemand, «Wie geht es dir?» und hörst: «Ach, bin gestresst!» und du folgerst: «Lass’ dich nicht unterkriegen.»

Ich biete dir an, wenn du produktiver sein willst und mehr Dinge erledigen willst, dann brauchst du besseres Zeitmanagement. Mit besserem Zeitmanagement könntest du das Nirwana der Produktivität erreichen.

Wie man Zeitmanagement verbessert

Einfach. Wenn die 24 Stunden nicht reichen, dann nimm schlicht und ergreifend die Nacht dazu. Du fragst: «Wie kann ich mehr erledigen?». Google Suche «Mehr erreichen»:

Mehr erledigen mit Multitasking in Windows 10 bietet dir eine Lösung an:

Hier lernen Sie drei Möglichkeiten für Multitasking und zur Verwendung mehrerer Desktops in Windows 10 kennen.

1. Um zwischen Apps zu wechseln, wählen Sie die Schaltfläche Taskansicht oder drücken ALT+TAB auf der Tastatur.
2. Wenn Sie zwei oder mehr Apps gleichzeitig verwenden möchten, klicken Sie auf den oberen Rand eines App-Fensters, und ziehen Sie es an die Seite. Wählen Sie dann eine andere App, und sie wird automatisch angedockt.
3. Sie können verschiedene Desktops erstellen, z.B. für private und geschäftliche Nutzung, indem Sie Taskansicht > Neuer Desktop wählen und dann die Apps öffnen, die Sie verwenden möchten.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Als langjähriger, treuer Leser fragst du dich jetzt, wo will der Harry heute mit seinem Artikel hin? Nein, ich will keine Werbung für Windows 10 machen, sondern dich einstimmen, dass Zeitmanagement keine Lösung ist – es ist sogar ein Teil des Problems.

1440

1440 Minuten hatte der Tag BC (Before Corona) und trotz der vielen Veränderungen in unserem Alltag; die Zahl ist bisher konstant geblieben. Es hat sich auch herumgesprochen, es gibt nur eine begrenzte Anzahl von Stunden am Tag, und wenn wir uns auf Zeitmanagement konzentrieren, wird uns nur noch bewusster, wie viele dieser Stunden wir verschwenden. Nicht eine Stunde kann man sparen und für den nächsten Tag «gutschreiben».

Zeit kann man nicht sparen und auch nicht haben oder nicht haben und auch nicht kaufen. Zeit vergeht, subjektiv manchmal langsamer oder schneller. Das Einzige was dir bleibt, ist, dass du erkennst, dass du immer die Wahl hast, was du in diesem Fluss deiner Zeit anfängst.

Warum den Fokus verlagern?

Mir scheint Aufmerksamkeitsmanagement von Adam Grant eine sehr gute Option: Setze deine Prioritäten für die Menschen und Projekte ein, die wichtig sind, und es spielt keine Rolle, wie lange alles dauert.

Aufmerksamkeitsmanagement ist die Kunst, sich darauf zu konzentrieren, die Dinge aus den richtigen Gründen (wofür eigentlich?), an den richtigen Stellen und zum richtigen Zeitpunkt (Timing) zu erledigen.

Laut der konventionellen Weisheit über Zeitmanagement soll man sich Ziele setzen, wann man eine Aufgabe erledigen will. Ich entschied, es für diesen Artikel zu versuchen. Das Ziel war 1.200 Wörter, also setzte ich mich um 9 Uhr morgens hin und gab mir drei Stunden Zeit, in denen ich in einem gemächlichen Tempo von sechs Wörtern pro Minute schreiben konnte. Ich habe dann die nächsten sechs Minuten damit verbracht, insgesamt null Wörter zu schreiben und auf einen blinkenden Cursor zu starren.

Die einzige Aufgabe, die ich erledigte, war eine Google-Suche, ob der Cursor zu Ehren all der Schriftsteller benannt wurde, die ihn verflucht haben («the curse», dt. der Fluch). Dann habe ich mich gefragt, wie viele Wörter ich eigentlich pro Minute tippe und habe einen Tipptest gemacht. Ich war mit meinem Ergebnis nicht zufrieden, also machte ich noch einen … und noch einen.

Schliesslich war ich frustriert und wechselte zum Aufmerksamkeitsmanagement. Anstatt mich also darauf zu konzentrieren, wie schnell ich diesen Artikel fertigstellen wollte, habe ich mich gefragt, warum ich überhaupt jeden Sonntag einen Artikel schreibe: Ich würde vielleicht etwas Neues lernen, wenn ich die Forschungsergebnisse zusammenfasse; ich würde endlich etwas haben, auf das ich die Leute hinweisen kann, wenn sie nach Produktivität fragen. Und es könnte dem einen oder anderen auf die eine oder andere Art und Weise einen Hinweis geben.

Meist sind unsere Produktivitätsprobleme nicht auf einen Mangel an Effizienz zurückzuführen, sondern auf einen Mangel an Motivation. Produktivität ist keine Tugend. Sie ist ein Mittel zum Zweck. Sie ist nur tugendhaft, wenn das Ziel erstrebenswert ist. Wenn Produktivität dein Ziel ist, bleibt nur, dich auf deine Willensstärke zu verlassen, um eine Aufgabe zu erledigen. Wenn du darauf achtest, warum dich gerade dieses Projekt begeistert, es ein stimmiges «Wofür?» und wer davon profitiert gibt, dann wirst du auf natürliche Weise durch intrinsische Motivation dazu hingezogen.

Wie bleibe ich bei der Sache, wenn ich mir keine Sorgen um die Zeit mache?

Zum Aufmerksamkeitsmanagement gehört auch, dass man beobachtet, wo und wie man die Dinge anscheinend besser erledigt.

Zudem, eine Reihe von Studien unter der Leitung von Julia Lee Cunningham ergaben, dass schlechtes Wetter gut für die Produktivität ist, weil wir weniger wahrscheinlich durch den Gedanken, nach draussen zu gehen, abgelenkt werden. Forscher fanden heraus, dass japanische Bankangestellte an Tagen, an denen es regnete, Transaktionen schneller abschlossen, und an Tagen, an denen das Wetter in Amerika schlecht war, waren die Menschen effizienter bei der Korrektur von Rechtschreibfehlern in einem Aufsatz. In diesem Sinne habe ich mit dem Schreiben dieses Artikels bewusst bis heute, dem Sturm-Tag, gewartet, an dem ein Spaziergang im Wald für mich, wegen der Baumumfallgefahr, nicht in Frage kommt.

Mein Lieblingsteil des Aufmerksamkeitsmanagements ist das «Wann». Die meisten unserer Produktivitätsherausforderungen betreffen Aufgaben, die wir nicht erledigen wollen, aber die wir erledigen müssen. Jahrelang dachte ich, der Weg, diese Aufgaben zu bewältigen, sei, sie gleich nach den interessantesten Aufgaben zu erledigen, damit die Energie überschwappt. Dann haben Jihae Shin und Adam Grant eine Studie in einem koreanischen Kaufhaus durchgeführt und herausgefunden, dass die Mitarbeiter, wenn sie eine hochinteressante Aufgabe hatten, bei den langweiligsten Aufgaben schlechter abschnitten.

Ein möglicher Grund ist der so genannte Aufmerksamkeitsrest: Die Gedanken wandern immer wieder zu der interessanten Aufgabe zurück und stören die Konzentration auf die langweilige Aufgabe. In einem Experiment mit Amerikanern, die sich Videos ansahen und dann eine langweilige Dateneingabeaufgabe erledigten, fanden die beiden jedoch Hinweise für einen anderen Mechanismus: Kontrasteffekte. Ein faszinierendes oder lustiges Video lässt die Dateneingabe-Aufgabe noch quälender erscheinen, so wie ein süsser Nachtisch ein saures Gemüse noch ekliger schmecken lässt. Wenn du also versuchst, eine langweilige Aufgabe durchzuziehen, mache dies nach einer mässig interessanten Aufgabe und hebe dir die spannendste Aufgabe als Belohnung für danach auf. Es geht nicht um Zeit; es geht um Timing.

Von Machern und Managern

Ich vermute, dein Ziel ist es nicht, nur produktiver zu sein – du willst wahrscheinlich auch kreativ sein. Der Stolperstein dabei ist, dass Produktivität und Kreativität entgegengesetzte Strategien des Aufmerksamkeitsmanagements erfordern. Produktivität wird angeheizt, indem man die Aufmerksamkeitsfilter erhöht, um unzusammenhängende oder ablenkende Gedanken fernzuhalten. Und Kreativität wird durch das Senken der Aufmerksamkeitsfilter angeheizt, um diese (neuen) Gedanken hereinzulassen.

Wie kann man das Beste aus beiden Welten erreichen? In seinem Buch «When» schreibt Dan Pink über Beweise, dass der zirkadiane Rhythmus helfen kann, die richtige Zeit für deine produktive und kreative Arbeit herauszufinden. Wenn du ein Morgenmensch bist, solltest du deine analytische Arbeit früh erledigen, deine Routineaufgaben um die Mittagszeit (da haben die meisten ein Tief); und deine kreative Arbeit am späten Nachmittag oder Abend, wenn du eher zu nichtlinearem Denken neigst. Wenn du eine Nachteule bist, ist es vielleicht besser, wenn du kreative Projekte auf die unscharfen Morgenstunden (am besten 4.00 Uhr morgens) und analytische Aufgaben auf die klarsten Momente am späten Nachmittag und Abend verlegst.

Aufmerksamkeitsmanagement bedeutet auch, dass du anders darüber nachdenkst, wie du deine Arbeit planst. Ich liebe Paul Grahams Vorschlag, die Woche in «Macher-Tage» und «Manager-Tage» zu unterteilen.

An Managertagen werden Meetings und Anrufe abgearbeitet. An Macher-Tagen nimmst du dir Zeit, um produktiv und kreativ zu sein. An diesen Tagen bist du frei von Ablenkungen, die normalerweise deinen Fluss unterbrechen würden. Leider haben nur wenige von uns den Luxus, jede Woche auf diese Weise zu managen – dann braucht es Wege, uns wenigstens ab und zu im Tagesgeschäft Macher-Momente einzuräumen.

Das Zeitmanagement besagt, dass wir Ablenkungen gänzlich eliminieren sollten – nicht nur Unterbrechungen durch andere Menschen, sondern auch jene Zeiten, in denen wir uns selbst ablenken. Wenn du dich in die sozialen Medien verstrickst, solltest du einen kalten Entzug machen. Wie häufig schaust du täglich auf die Kryptokurse, Twitter, Facebook; YouTube und Konsorten und beschwerst dich, dass du keine Zeit hättest? Aufmerksamkeitsmanagement bietet eine Alternative: Achte auf das Timing dieser Ablenkungen.

Die meisten Schreiber, die ich kenne, warten auf Macher-Tage, um mit dem Schreiben zu beginnen, weil sie glauben, dass sie mindestens vier oder sechs Stunden brauchen, um sich in eine große Idee oder ein komplexes Problem zu vertiefen. Aber es gibt Beweise dafür, dass «Binge-Writer» (Koma-Schreiber) tatsächlich weniger schaffen als Leute, die in kürzeren Schüben schreiben. Kleine Intervalle bringen sinnvolle Fortschritte: Als Doktoranden trainiert wurden, in 15-Minuten-Intervallen zu schreiben, beendeten sie ihre Dissertationen schneller.

Wenn du produktiver sein willst, analysiere nicht, wie du deine Zeit verbringst. Achte darauf, was deine Aufmerksamkeit beansprucht. Ich habe gerade zum ersten Mal auf die Uhr geschaut, seit ich den Cursor recherchiert habe. Es ist 12:36 Uhr und ich habe mein Ziel um etwa 400 Wörter überschritten. Ich überlasse es dir, zu entscheiden, ob die letzten 156 Minuten (minus zwei 15minütigen Pausen für mich) eine gute Nutzung meiner Aufmerksamkeit waren – und ob die letzten paar Minuten des Lesens dieses Artikels eine gute Nutzung der deinen waren.

Was mich zu meinem letzten Gedanken bringt: Ich bin mir ziemlich sicher, dass es eine achte Angewohnheit von hocheffektiven Menschen gibt. Sie verbringen nicht ihre ganze Zeit damit, über die sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen zu lesen.